S.C. SARAL EXPERT CONSULT S.R.L. în parteneriat cu AGENȚIA NAȚIONALĂ A FUNCȚIONARILOR PUBLICI vine în întâmpinarea nevoilor de formare a personalului din administraţia publică, şi vă invită să participați la următorul program de perfecționare profesională:

DENUMIREA PROGRAMULUI DE PERFECȚIONARE:

 Managementul actelor și documentelor în instituțiile publice.  Organizarea, administrarea și păstrarea arhivei.

TEMATICA:

1.       Legislaţie arhivistică. Noţiuni introductive privind activitatea arhivistică

- Actele normative ce reglementează activitatea arhivistică;

       - Noţiunile de document/act, unitate arhivistică, fond arhivistic, arhivă, operaţiuni arhivistice;

- Distincţia între fond arhivistic şi arhivă;

- Principalele provocări ridicate de arhivele electronice/digitale.

2.       Înregistrarea şi circuitul documentelor la nivelul unei instituții publice

- Modurile de înregistrare a documentelor;

- Rolul înregistrării documentelor;

- Înregistra documente create/primite de o instituţie publică.

- Circuitul documentelor într-o instituţie publică;

- Aspecte privind înregistrarea documentelor în mediu electronic.

3.       Clasarea documentelor şi întocmirea nomenclatorului arhivistic

- Modul de întocmire a unui nomenclator arhivistic;

- Clasarea documentelor pe categorii, conform nomenclatorului arhivistic.

- Distincţia între categoriile de documente şi dosare;

-Condiţiile în care nomenclatorul arhivistic al instituţiei se reface, respectiv se completează.

- Modalități de folosire a clasării actelor în mediu electronic.

4.       Prelucrarea arhivistică a documentelor

- Gruparea/constituirea documentelor în unităţi arhivistice;

- Ordonarea documentelor;

- Inventarierea unităţilor arhivistice.

5.       Predarea documentelor de la compartimentele creatoare la depozitul de arhivă al instituției.

Evidenţa documentelor la nivelul depozitelor de arhivă.

- Modul în care se face preluarea documentelor de la compartimentele creatoare la depozitul de arhivă;

- Întocmirea procesului-verbal de predare - primire a documentelor.

- Întocmirea şi completarea instrumentelor de evidenţă;

- Modalităţile de ieşire a documentelor din arhivă şi întocmirea documentelor aferente;

- Fondarea, ordonarea şi inventarierea documentelor găsite în depozitul de arhivă, fără nici o formă de evidenţă.

6.       Organizarea depozitului de arhivă. Condiţii de păstrare şi conservare a documentelor

- Aşezarea pe rafturi a documentelor conform criteriilor alese;

- Modul de numerotare a poliţelor şi rafturilor din depozit;

- Condiţiile de păstrare şi conservare a documentelor;

- Aspecte privind depozitarea documentelor în mediu electronic.

7.       Selecţionarea documentelor

- Definirea operaţiunii de selecţionare a documentelor şi modul de realizare a acesteia;

- Legătura dintre selecţionare şi nomenclatorul arhivistic;

- Modul de constituire şi funcţionare a comisiei de selecţionare, precum şi rolul acesteia;

-Alcătuitrea lucrării de selecţionare care se transmite Arhivelor Naţionale în vederea confirmării;

-Operaţiunile ce urmează a fi desfăşurate după primirea confirmării de la Arhivele Naţionale;

- Aspecte privind selecționarea documentelor în mediu electronic.

8.       Utilizarea documentelor

- Scopurile în care sunt folosite documentele;

- Condiţiile de acces la documente;

- Soluţionarea cererilor primite de la persoane fizice şi juridice;

-Modul de întocmire a categoriilor de acte ce urmează a fi eliberate solicitanţilor şi modalităţile de eliberare a actelor solicitate.

9.       Predarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Național la Arhivele Naționale

- Condițiile în care se predau documentele la Arhivele Naționale, conform prevederilor legale în domeniu;

- Modul în care instituțiile predau documentele la Arhivele Naționale;

- Întocmirea procesului-verbal de predare – primire a documentelor;

-Completarea registrului de evidenţă curentă a intrărilor – ieșirilor unităților arhivistice la nivelul depozitului de arhivă, după predarea documentelor la Arhivele Naționale.

10. Exerciții practice și studii de caz

- Întocmirea unei proceduri privind desfășurarea activității de arhivă la nivelul unei instituții publice, conform Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice;

- Utilizarea site-ului și portalului Arhivelor Naționale în vederea îndeplinirii obligațiior legale pe linie de arhivă, precum și pentru rezolvarea unor probleme administrative;

- Simularea înregistrării unor documente intrate, întocmite pentru uz intern, respectiv ieşite, prin completarea rubricilor registrului de intrare – ieșire;

- Simularea întocmirii unui nomenclator arhivistic pentru o instituție publică;

- Constituirea, legarea, numerotarea și certificarea unui dosar/u.a.;

- Simularea completării unei coperți de dosar;

- Simularea întocmirii unui inventar;

- Simularea întocmirii unui proces-verbal de predare – primire a documentelor la depozitul de arhivă al instituției;

- Simularea înregistrării unor inventare în Registrul de evidență curentă, precum și a ieșirii unor unități arhivistice în urma unei selecționări;

- Simularea completării unui inventar global, respectiv pe categorii, în cazul identificării unor documente fără nici o formă de evidență;

- Simularea completării unui Ghid topografic pentru depozitul de arhivă;

- Simularea întocmirii unui proces – verbal de selecționare;

- Simularea întocmirii unui proces-verbal de predare – primire a documentelor la Arhivele Naționale;

- Participanții pot aduce în discuție problemele și dificultățile întâmpinate în activitatea de arhivă, pentru care vor primi  soluții și recomadări în vederea rezolvării/eliminării acestora.

GRUPUL ȚINTĂ: persoanele cu funcții de conducere și de execuție din cadrul structurilor (serviciilor/birourilor/compartimentelor) cu atribuții pe linie de arhivă, respectiv persoanele responsabile cu arhiva din cadrul autorităților și instituțiilor administrației publice centrale și locale, care pot obține avizul Arhivelor Naționale, conform prevederilor legale în domeniu și, totodată, își dezvoltă cariera profesională.

OBIECTIVE:

·         Cunoașterea actelor normative care reglementează activitatea arhivistică;

·         Capacitatea de a înregistra documente şi a urmări circuitul acestora la nivelul unei instituții publice;

·         Capacitatea de a întocmi nomenclatorul arhivistic și de a clasa documentele pe categorii, conform acestuia;

·         Cunoașterea operațiunilor de prelucrare arhivistică și capacitatea de a ordona, constitui în dosare și inventaria documentele create/primite la nivelul unei instituții publice;

·         Cunoașterea modului în care se face preluarea documentelor de la compartimentele creatoare la depozitul de arhivă; capacitatea de a întocmi procesul-verbal de predare - primire a documentelor şi de a completa instrumentele de evidenţă de la nivelul depozitului de arhivă;

·         Capacitatea de a organiza depozitul de arhivă și cunoașterea condiţiilor de păstrare şi conservare a documentelor;

·         Capacitatea de a întocmi o lucrare de selecţionare în vederea transmiterii acesteia la Arhivele Naţionale pentru confirmare;

·         Cunoașterea scopurilor în care sunt folosite documentele și a condiţiilor de acces la acestea;

·         Capacitatea de a soluţiona cererile primite de la persoane fizice şi juridice;

·         Cunoașterea condițiilor și a modului în care instituțiile publice predau documentele la Arhivele Naționale.

METODE DE FORMARE: cursul include elemente teoretice şi practice îmbinate profesionist, folosind cele mai moderne abordări pentru educaţia profesională a adulţilor:

-       prezentări, dezbateri, discuţii active;

-       studii de caz, joc de rol;

-       încurajarea participării active a tuturor participanţilor;

-       utilizarea unor simulări și aplicații practice, concrete.

AVANTAJELE PARTICIPĂRII:

-       Obținerea de către autoritățile și instituțiile administrației publice centrale și locale a avizului Arhivelor Naționale pentru persoanele din cadrul structurilor (servicii/birouri/compartimente) cu atribuții pe linie de arhivă, respectiv persoanele responsabile cu arhiva din cadrul autorităților și instituțiilor administrației publice centrale și locale, în vederea îndeplinirii obligației prevăzute de art. 31, alin. (2) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată;

-       aplicabilitatea cunoştinţelor şi a abilităţilor dobândite în activitatea pe care o desfăşoară;

în urma absolvirii acestui program, participanţii vor primi un Certificat emis de Agenția Națională a Funcționarilor Publici, având un rol important în obținerea avizului Arhivelor Naționale și în completarea dosarului profesional.